SISTEM
BUKU BESAR UMUM (General Ledger System –
GLS)
Sistem buku besar umum adalah suatu pusat yang terhubung
ke system-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi. Rangkuman transaksi-transaksi
yang terjadi mengalir ke dalam GLS dan menjadi sumber input untuk sistem pelaporan
manajemen (MRS) dan sistem pelaporan keuangan (FRS). Kumpulan informasi yang
mengalir ke GLS berasal dari subsistem siklus transaksi dan informasi itu juga
mengalir dari FRS sebagai umpan balik ke GLS.
·
VOUCHER JURNAL
Adalah sumber input bagi buku besar umum. Voucher jurnal
dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu
transaksi yang unik, mengidentifikasikan jumlah keuangan dan akun buku besar
yang dipengaruhi. Voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung
jawab, voucher jurnal menyediakan pengendalian yang efektif terhadap jurnal
buku besar umum yang tidak diotorisasi.
·
BASIS DATA GLS
Basis
data GLS terdiri atas berbagai file, diantaranya adalah :
- File Master Buku Besar Umum : file utama
dalam basis data GLS. FRS menggunakan file ini untuk menghasilkan laporan
keuangan perusahaan, dan MRS menggunakan file ini untuk mendukung kebutuhan
informasi internal.
- File Sejarah Buku Besar Umum : Tujuan dari
file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis
historis.
- File Voucher Jurnal : File ini memiliki
tujuan yang sama seperti buku besar umum tradisional.
- File Sejarah Voucher Jurnal : Berisi
voucher jurnal untuk periode masa lalu. Merupakan bagian penting dalam jejak
audit perusahaan.
- File Pusar Pertanggungjawaban : MRS
menggunakan file ini untuk dimasukkan dalam persiapan laporan
pertanggungjawaban manajemen.
- File Master Anggaran : Berisi jumlah
anggaran pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat
pertanggungjawaban.
·
PROSEDUR GLS
Proses
pembaruan GLS sederhana secara konseptual, seperti yang ditampilkan oleh system
manual.
SISTEM PELAPORAN
KEUANGAN
Tanggung jawab untuk
memberikan informasi ke pihak eksternal ditetapkan oleh standar hokum dan professional.
Kebanyakan dari informasi ini ada dalam bentuk laporan keuangan tradisional,
pengembalian pajak, dan dokumen yang diperlukan oleh lembaga yan menerapkan
peraturan tersebut. Kewajiban pelaporan ini dipenuhi melalui komponen FRS dari
GL/FRS.
Penerima
utama dari laporan keuangan adalah para pengguna eksternal seprti pemegang
saham, kreditor, dan pejabat pemerintah. Karena itu, informasi pelaporan
keuangan harus disajikan oleh perusahaan dengan cara-cara yang diterima secara
umum dan dapat dipahami.
·
PENGGUNA YANG CANGGIH DENGAN KEBUTUHAN
INFORMASI YANG HOMOGEN
Karena komunitas pengguna eksternal sangat besar dan
kebutuhan informasinya berfariasi, maka laporan keuangan harus memiliki kandungan
informasi yang berguna bagi setiap pihak.
·
AKTIVITAS FRS
Sumber
Input
|
Output
|
- File
master buku besar umum
- File
sejarah buku besar umum
- Input
langsung dari pelaporan keuangan
|
- Laporan
keuangan (neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas)
- Laporan
analisis keuangan
- Laporan
keuangan komparatif
- Pengembalian
pajak
- Laporan
khusus untuk badan penetap UU
|
·
PROSES AKUNTANSI KEUANGAN
Dimulai dari status bersih di awal tahun fiscal
yang baru. Hanya akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun
sebelumnya. Lalu terdapat langkah berikut:
1.
Mencatat transaksi
2.
Mencatat di jurnal khusus
3.
Membukukan ke buku besar pembantu
4.
Membukukan ke buku besar umum
5.
Menyiapkan neraca percobaan yang belum
disesuaikan
6.
Membuat jurnal penyesuaian
7.
Menjurnal dan membukukan ayat jurnal
penyesuaian
8.
Menyiapkan neraca percobaan yang telah
disesuaikan
9.
Menyiapkan laporan keuangan
10. Menjurnal
dan membukukan ayat jurnal penutup
11. Menyiapkan
neraca percobaan pascapenutupan
Proses akuntansi tersebut memiliki tiga tahap yang
berbeda, yaitu :
1.
Tahap I – Prosedur haria
2.
Tahap II – Prosedur akhir periode
3.
Tahap III – Prosedur pelaporan keuangan
·
ISU PENGENDALIAN GL / FRS
1.
Otorusasi Transaksi
Penting bagi integritas catatan akuntansi
bahwa voucher jurnal diotorisasi dengan benar oleh manajer yang bertanggung
jawab di departemen tersebut.
2.
Pemisahan Tugas
Tugas memperbaharui buku besar umum harus
dipisahkan dari semua tanggung jawab akuntansi dan penawasan aktiva dalam
perusahaan.
3.
Pengendalian Akses
Memiliki dua akses yaitu akses langsung
dan tidak langsung. Kekhawatiran terhadap akses langsung dikurangi dengan
memastikan voucher jurnal hanya dibukukan oleh individu yang diotorisasi.
4.
Catatan Akuntansi
Jika didasarkan padabagan akun yang
memadai, catatan-catatan tersebut sepenuhnya mendeskripsikan aktivitas
perusahaan.
5.
Verivikasi Independen
Buku besar umum digambarkan sebagai suatu
langkah verivikasi independen di dalam SIA.
GL/FRS
BERBASIS KOMPUTER
·
·
GL/FRS WARISAN YANG MENGGUNAKAN
PEMROSESAN BATCH DAN FILE DATAR
Sistem
otomatis ini mencerminkan prosedur manual.
Kelebihan
|
Kelemahan
|
-
Pengendalian
-
Pelaporan
|
- Tidak efisien
- Rekonsiliasi yang tidak sering
dilakukan
|
·
REKAYASA ULANG GL/FRS MENGGUNAKAN FILE
AKSES LANGSUNG
Memungkinkan
pengguna akhir memperbaharui buku besar setelah setiap satu batch transaksi diproses.
Kelebihan
|
Kelemahan
|
- Mengatasi
kelemahan sistem tradisional
- Kesalahan
dan peristiwa yang tidak biasa, yang memerlukan investigasi dapat
diidentifikasi.
|
- Perusahaan harus menerapkan pengendalian yang membatasi
aksesnya.
|
SISTEM PELAPORAN
MANAJEMEN
Meskipun
tidak wajib, MRS telah lama secara tidak formal dianggap sebagai elemen penting
dalam system pengendalian internal perusahaan. Sistem pelaporan yang
mengarahkan perhatian manajemen ke masalah-masalah dengan tepat waktu juga
mempromosikan efektivitas manajemen sehingga mendukung tujuan bisnis organisasi
dan memungkinkan para manajer untuk mengawasi dan mengendalikan operasi mereka.
FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI MRS
·
PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Pengambilan keputusan rasional bukan merupakan
tindakan yang spontan, melaikan terdiri dari serangkaian langkah-langkah
sistematis.
- Mengidentifikasi
Masalah
Seorang manajer harus
mengidentifikasi kasusnya melalio analisis sebelum ia dapat menentukan
pemecahannya. Usaha perbaikan yang terburu-buru dapat semata-mata hanya
menutupi gejala, sehingga dapat merusak kesehatan jangka panjang perusahaan.
- Mengevaluasi
Solusi Alternatif
Dalam mengambil keputusan, manajer
harus mengidentifikasi dan mempertimbangkan semua solusi alternative yang
layak.
- Implementasi
Solusi Terbaik
Sistem pelaporan manajemen berperan
penting dalam tahap pengambilan keputusan ini. MRS juga dapat mengingatkan
manajer mengenai hal-hal yang perlu diperiksa dan baras waktu yang utama.
- Melakukan
Peninjauan Pascaimplementasi
Tujuan pemeriksaan ini adalah untuk
menentukan apakah keputusan dan proses pengambilan keputusan sudah tepat.
· ·
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN
- Formalisasi
Pekerjaan (Formalization of Tasks)
Tujuan formalisasi pekerjaan adalah
untuk menghindari suatu struktur organisai di mana kinerja, kemampuan, dan
eksistensi berkelanjuran perusahaan bergantung pada individu tertentu.
- Tanggung
Jawab dan Wewenang (Responsibility)
Prinsip tanggung jawab merujuk pada
kewajiban individu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Tanggung jawa juga
terkait erat dengan prinsip wewenang.
- Jangkauan
Pengendalian (Span of Control)
Suatu perusahaan dengan jangkauan
pengendalian sempit, memiliki bawahan yang lebih sedikit melapor ke pihak
manajemen. Sehingga lebih baik itu adalah yang memiliki jankauan pengendalian
yang lebih luas, karena memungkinkan lebih banyak otonomi pegawai dalam
pengambilan keputusan.
- Manajemen
dengan Pengecualian
Para manajer harus membatasi
perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang berpotensi bermasalah daripada
terlibat dalam setiap aktivitas atau keputusan.
- FUNGSI, TINGKAT, DAN JENIS KEPUTUSAN MANAJEMEN
S·
STRUKTUR MASALAH
Struktur masalah
mencerminkan seberapa baik pengambilan keputusan memahami masalah tersebut.
Terdapat 3 elemen dalam struktur masalah:
1.
Data—Nilai
2.
Prosedur—Urutan
3.
Tujuan—Hasil
Masalah tidak terstruktur adalah masalah yang tidak
memiliki teknik solusi tertentu. Kebutuhannya tidak pasti, prosedurnya tidak
spesifik, atau tujuan solusi belum sepenuhnya dikembangkan.
· ·
JENIS LAPORAN
MANAJEMEN
-
Tujuan Laporan :
1.
Mengurangi
tingkat ketidak pastian
2.
Memenuhi
perilaku pengambil keputusan dengan cara yang positif
-
Pelaporan
Terprogram
Memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah
diantisipasi pengguna. Terdapat dua subkelas laporan terporgram yaitu laporan
terjadwal dan laporan menurut permintaan.
-
Atribut
Pelaporan
Agar efektif, suatu
laporan harus memiliki atribut berikut ini:
1.
Relevan
2.
Ringkas
3.
Berorientasi
Pengecualian
4.
Akurat
5.
Lengkap
6.
Singkat
-
Pelaporan Khusus
Manajer tidak selalu dapat mengantisipasi kebutuhan informasinya.
Hal ini terjadi terutama bagi manajemen tingkat atas dan menengah.
-
Akuntansi
Pertanggungjawaban
Arus informasi ke atas dan ke bawah mewakili dua tahap akuntansi
pertanggungjawaban :
1. Menciptakan
serangkaian tujuan kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung
jawab manajer
2.
Melaporkan dan
mengukur kinerja actual ketika dibandingkan dengan tujuan.
-
Pusat
Pertanggungjawaban
Untuk mencapai
akuntabilitas, aktivitas bisnis secara teratur mengoordinasikan kegiatan
operasi ke dalam unit yang disebut sebagai pusat pertanggungjawaban. Bentuk paling umum dari pusat pertanggungjawaban ini adalah pusat
biaya, pusat laba, dan pusat investasi.
-
Pertimbangan
perilaku
1.
Keserasian
Tujuan
2.
Informasi yang
berlebihan
3.
Ukuran kinerja
yang tidak tepat
sumber : Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi Buku 1 Jilid 4. Jakarta : Salemba Empat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar